DAFTAR PERIKSA AUDIT

Daftar pertanyaan yang diberikan dalam seksi ini dapat membantu dalam menentukan kekuatan dan kelemahan yang spesifik dalam semua jabatan (fungsi) area usaha. Jawaban “TIDAK” untuk pertanyaan tersebut dapat mengidentifikasi kelemahan potensial. Jawaban positif atau “YA” untuk pertanyaan-pertanyaan tersebut menunjukkan area kekuatan yang potensial. Pertanyaan-pertanyaan di bawah ini tidak bersifat inklusif tetapi dapat memberikan fasilitas untuk usaha audit manajemen.

A. Daftar Pertanyaan Audit Riset dan Pengembangan

  1. Apakah organisasi memeriksa latihan riset dan pengembangan pada basis bisnisnya?
  2. Apakah organsiasi mempunyai orang yang dibutuhkan untuk memimpin/ mengadakan suatu riset dan pengembangan secara sukses?
  3. Apakah organisasi mempunyai fasilitas dan peralatan yang dibutuhkan untuk mengadakan riset dan pengembangan secara sukses?
  4. Apakah organisasi memiliki aliran informasi dan sumber yang dibutuhkan untuk mengadakan riset dan pengembangan yang berhasil?
  5. Apakah organisasi menyelidiki keuntungan relatif dari memfokuskan usaha-usaha riset dan pengembangan dalam usaha eksistensi terhadap produk-produk baru yang telah ditingkatkan di pihak lain?
  6. Apakah organisasi membentuk unit riset dan pengembangan?
  7. Apakah organisasi dipersiapkan untuk mengambil risiko dari suatu riset yang dilakukan dalam periode yang panjang tanpa menemukan ide baru yang mempunyai nilai komersial?
  8. Apakah organisasi memodali sumber-sumber yang bermanfaat dan ide-ide produk baru?
  9. Apakah organisasi mengalokasikan manusia dan sumber modal yang cocok untuk mengadakan riset dan pengembangan yang berhasil?
  10. Apakah organisasi dipersiapkan untuk menerima risiko pembiayaan jangka panjang dari pengujian dan pengembangan produk tanpa pemasaran produk yang berhasil pada akhirnya?
  11. Apakah organisasi mempunyai atau daparkah diperoleh modal yang dibutuhkan untuk mengeksplorasi penemuan jika dan ketika ditemukan?
  12. Apakah organisasi memeriksa keuntungan-keuntungan potensial dari menggunakan agensi luar atau orang luar untuk mengadakan penelitian untuk organisasi?
  13. Apakah organisasi membuat tujuan dan kebijakan penelitian yang jelas?
  14. Apakah organisasi mengerti strategi riset dan pengembangan dari para pesaing utamanya?
  15. Apakah organisasi mempertimbangkan kerja sama (joint venture) dengan pihak luar dalam riset dan pengembangan?
  16. Apakah organisasi banyak mengetahui mengenai lisensi luar dan dalam negeri, biaya royalti, paten, merek dan peraturan lain tentang kegiatan riset dan pengembangan dalam basis bisnisnya?
  17. Apakah organisasi memiliki strategi riset dan pengembangan secara keseluruhan?

B. Daftar Pertanyaan Audit Perencanaan

  1. Apakah organisasi mempunyai tujuan yang jelas?
  2. Apakah organisasi mempunyai strategi menyeluruh untuk bersaing pada industri yan gmenjadi basisnya?
  3. Apakah organisasi mengikuti kecenderungan perkembangan ekonomi, politik dan teknologi?
  4. Apakah organisasi memantau dan mengantisipasi aksi dan reaksi para pesaing dalam pangsa pasar?
  5. Apakah organisasi memnatau dan mengantisipasi kebutuhan dari pelanggan utama, pemasok, distributor, pemberi kredit, pemilik modal dan para pekerja?
  6. Apakah organisasi menggunakan pendekatan manajemen strategik dalam pengambilan keputusan organisasi?
  7. Apakah organisasi mempunyai pernyataan misi yang tertulis?
  8. Apakah organisasi mempunyai rencana kontingensi (contigency plans)?
  9. Apakah organisasi mempunyai sinergi?
  10. Apakah organisasi mempunyai sumber-sumber yang teralokasi berdasarkan tujuan yang ditetapkan?
  11. Apakah organisasi mempunyai tujuan, susunan dan kebijakan yang saling menguntungkan secara konsistensi, bersifat saling mendukung dan saling berkomunikasi berkomunikasi secara baik?

C. Daftar Pertanyaan Audit Kepemimpinan

Kebijakan

  1. Apakah moral pekerja tinggi?
  2. Apakah moral manajerial tinggi?
  3. Apakah kepuasan kerja tinggi?
  4. Apakah tipe manajemen partisipatif dipergunakan?
  5. Apakah kreatifitas dipacu?
  6. Apakah tingkat ketidakhadiran dalam organisasi rendah?
  7. Apakah perputaran dalam organisasi rendah?
  8. Apakah para manajer mengidentifikasikan jumlah dan komposisi kelompok informal dalam organisasi?
  9. Apakah normal-normal kelompok informal dalam organisasi menyenangkan pihak manajemen?
  10. Apakah sistem komunikasi bolak-balik (dua arah) terlihat dalam organisasi?
  11. Apakah manajer dalam organisasi adalah seorang pemimpin yang baik?
  12. Apakah organisasi mempunyai sistem yang baik untuk pengupahan dan sanksi?
  13. Apakah organisasi dan pekerjanya dapat beradaptasi dengan baik terhadap perubahan?
  14. Apakah para pekerja dapat memenuhi kebutuhan pribadi melalui organisasi tersebut?
  15. Apakah kebijakan departemen beralasan dan dapat mendukung tujuan yang telah ditentukan?

Tugas, Tanggung Jawab dan Kewenangan

  1. Apakah organisasi memiliki struktur organisasi yang jelas, dapat dibuktikan lewat sebuah diagram/ peta organisasi yang bersifat formal?
  2. Apakah diagram organisasi tersebut menggambarkan struktur organisasi yang paling dibutuhkan oleh perusahaan?
  3. Apakah diagram organisasi tersebut menunjukkan rentang pengendalian yang dapat diandalkan?
  4. Apakah aktivitas yang sama secara tepat tergabung dalam peta organisasi?
  5. Apakah fungsi staf secara tepat diperlihatkan dalam peta organisasi?
  6. Apakah kesatuan prinsip perintah menempel pada peta organisasi?
  7. Apakah manajer organisasi mendelegasikan otoritas secara baik?
  8. Apakah organisasi memiliki dan menggunakan deskripsi pekerjaan secara tertulis?
  9. Apakah organisasi mempunyai dan menggunakan spesifikasi pekerjaan secara tertulis?
  10. Apakah pekerjaan organisasi bermanfaat, berarti dan memberi tantangan?

D. Daftar Pertanyaan Audit Sumber Daya

Sumber Daya Manusia

  1. Apakah organisasi memiliki manajer personil atau departemen sumber daya manusia?
  2. Apakah organisasi mempekerjakan pekerja hanya setelah melalui perekrutan, pewawancaraan, pengujian dan seleksi yang teliti?
  3. Apakah organisasi memberikan pelatihan kepegawaian dan program pengembangan manajemen?
  4. Apakah organisasi memberikan keuntungan-keuntungan kepada pekerja dengan sesuai (beralasan)?
  5. Apakah organisasi memiliki sistem evaluasi performa yang efektif?
  6. Apakah organisasi mempunyai sistem administrasi gaji dan penggajian yang baik?
  7. Apakah organisasi memiliki prosedur keluhan yang pasti?
  8. Apakah organisasi memiliki kebijakan pendisiplinan yang pasti?
  9. Apakah organisasi memiliki sistem perencanaan karir untuk para pekerjanya?
  10. APakah kepercayaan dan respek yang saling menguntungkan terlihat antara manajer personalia dan manajer lainnya dalam organisasi?
  11. Apakah kondisi-kondisi kerja dalam organisasi sehat dan aman?
  12. Apakah organisasi memiliki keuntungan yang sama dalam bidang kepegawaian?
  13. Apakah organisasi memiliki program tindakan persetujuan (pengesahan)?
  14. Apakah organisasi mempromosikan pekerja/pegawai dari dalam?
  15. Apakah organisasi menyediakan konsultasi kepegawaian?
  16. Apakah hubungan manajemen secara keseluruhan dalam organisasi baik?
  17. Apakah organisasi mempunyai kode etik?

Sumber Daya Keuangan

Likuiditas (Liquidity)

  1. Apakah rasio likuiditas organisasi telah meningkat sepanjang waktu?
  2. Apakah rasio likuiditas organisasi di atas rata-rata organisasi sejenis?

Leverage

  1. Apakah rasio leverage organisasi meningkat sepanjang waktu?
  2. Apakah rasio leverage organisasi di bawah rata-rata organisasi sejenis?

Aktivitas (Event)

  1. Apakah rasio aktivitas telah bergerak sepanjang waktu?
  2. Apakah rasio aktivitas organisasi berbanding secara memuaskan terhadap rata-rata organisasi sejenis?

Pertumbuhan (Growth)

  1. Apakah rasio pertumbuhan organisasi telah meningkat sepanjang waktu?
  2. Apakah rasio pertumbuhan organisasi di atas rata-rata organisasi sejenis?

Sumber Daya Pengetahuan

  1. Apakah semua manajer dalam organisasi menggunakan sistem informasi untuk membuat keputusan?
  2. Apakah terdapat pimpinan sistem informasi dalam organisasi?
  3. Apakah manajer dari semua unit kerja organisasi mengontribusikan masukan pada sistem informasi?
  4. Apakah data dalam sistem informasi diperbarui secara teratur?
  5. Apakah terdapat kata sandi yang efektif untuk memasuki sistem informasi organisasi?
  6. Apakah strategi organisasi tidak asing dengan sistem informasi organisasi pesaing?
  7. Apakah pengguna sistem informasi bersahabat?
  8. Apakah semua pengguna sistem informasi mengerti keuntungan-keuntungan kompetitif yang dapat disediakan oleh informasi organisasi?
  9. Apakah lokakarya pelatihan komputer disediakan untuk para pemakai sistem informasi?
  10. Apakah sistem informasi organisasi secara kontinu ditingkatkan?

E. Daftar Pertanyaan Audit Operasi

Pemasaran

Identifikasi Pemasaran

  1. Apakah sistem intelijensi pemasaran menghasilkan informasi peningkatan perkembangan pangsa pasar yang akurat, cukup dan berkala dengan respek kepada para pelanggan, prospek, distributor dan dealer, para pesaing, pemasok dan masyarakat yang bervariasi?
  2. Apakah pengambil keputusan dalam perusahaan meminta penelitian pasar secara cukup dan apakah mereka menggunakan hasilnya?
  3. Apakah organisasi menggunakan metode terbaik untuk memperkirakan pasar dan penjualan?
  4. Apakah sistem perencanaan pemasaran disusun dengan baik dan efektif?
  5. Apakah perkiraan penjualan dan pengukuran potensi pasar dilaksanakan?
  6. Apakah kuota penjualan ditentukan berdasarkan basis yang sebenarnya?
  7. Apakah prosedur pengendalian cukup untuk memastikan tujuan tahunan tercapai?
  8. Apakah manajemen secara periodik menganalisis keuntungan dari produk, pasar dan jaringan distribusi?
  9. Apakah biaya pemasaran secara periodik diperiksa?
  10. Apakah organisasi diorganisasi untuk mengumpulkan, menciptakan dan menyeleksi ide tentang produk baru?
  11. Apakah organisasi melakukan cukup konsep penelitian dan analisis usaha sebelum melakukan investasi dalam suatu ide baru?
  12. Apakah organisasi melaksanakan cukup penelitian terhadap produk baru dan pasar sebelum meluncurkan produk baru?

Produktivitas Pemasaran

  1. Apakah keuntungan dari produk, pangsa pasar, daerah dan jaringan distribusi perusahaan yang berbeda-beda?
  2. Haruskan organisasi memasuki, mengekploitasi, berinteraksi atau keluar dari segmen usaha dan apa yang akan menjadi konsekuensi keuntungan jangka panjang dan jangka pendek?
  3. Apakah beberapa aktivitas pemasaran terlihat memiliki biaya-biaya yang meningkat? Dapatkah langkah-langkah pengurangan biaya dilakukan?

Fungsi Pemasaran

  1. Apakah tujuan dari lini produksi? Apakah tujuan tersebut wajar? Apakah lini produk sekarang memenuhi tujuan?
  2. Haruskah lini produk direntangkan atau dikontrakkan ke atas, ke bawah atau ke dua arah?
  3. Produk apa yang harus dihapuskan secara bertahap? Produk apa yang harus ditambah?
  4. Bagaimana kelakuan dan pengetahuan pembeli terhadap mutu produk, gambaran, tipe, merek dan lain-lain dari organisasi dan para pesaingnya?
  5. Bagaimana dengan tujuan penetapan harga, kebijakan, strategi dan prosedur? Sejauh mana harga ditetapkan berdasarkan harga pokok dan kriteria kompetitif?
  6. Apakah para pelanggan memperhatikan harga dari organisasi sejajar dengan nilai yang ditawarkannya?
  7. Apa yang diketahui manajemen tentang permintaan harga yang elastis, pengaruh kurva pengalaman dan harga dari para pesaing serta kebijakan harga?
  8. Seberapa luas kebijakan harga sesuai (kompatibel) dengan kebutuhan dari para distributor dan dealer, pemasok dan peraturan pemerintah?
  9. Apa tujuan dari strategi distribusi?
  10. Apakah terdapat cakupan pasar dan servis yang memadai?
  11. Seberapa efektif jaringan distributor, dealer, pabrikan, broker, agen dan lain-lain?
  12. Haruskan organisasi mempertimbangkan perubahan jaringan distributor?
  13. Apa tujuan dari pemasangan iklan? Apakah wajar?
  14. Apakah periklanan sudah sesuai? Bagaimana dengan anggaran yang ditentukan?
  15. Apa tanggapan para pelanggan dan masyarakat tentang periklanan tersebut?
  16. Apakah media periklanan dipilih dengan baik?
  17. Apakah staf periklanan cukup?
  18. Apakah anggaran promosi penjualan cukup? Apakah efektif dan cukup menggunakan alat promosi penjualan saja seperti kupon, display, kontes penjualan?
  19. Apakah anggaran kemasyarakatan cukup? Apakah staf hubungan masyarakat kompetenn dan kreatif?
  20. Apa tujuan dari armada penjualan organisasi?
  21. Apakah kekuatan armada penjualan cukup untuk mencapai tujuan organisasi?
  22. Apakah armada penjualan diatur sesuai dengan prinsip spesialisasi yang sesuai (daerah, pasar, produk)? Apakah cukup terdapat (terlalu banyak) manajer penjualan untuk mengatur penjual lapangan (field sales representatives)?
  23. Apakah kompensasi penjualan dan struktur memberikan cukup insentif dan imbalan?
  24. Apakah armada penjualan memperlihatkan moral yang tinggi, kemampuan dan usaha?
  25. Apakah prosedur cukup untuk menentukan kuota dan mengevaluasi performa?
  26. Bagaimana perbandingan armada penjualan organisasi dengan armada penjualan para pesaing?

Produksi

Proses Produksi

  1. Apakah fasilitas diletakkan dengan efektif?
  2. Apakah fasilitas didesain dengan efektif?
  3. Haruskah organisasi diintegrasikan ke belakang atau ke depan untuk suatu ekstensifikasi yang lebih besar?
  4. Apakah biaya transportasi untuk penerimaan dan pengapalan meningkat?
  5. Apakah proses teknologi yang sedang digunakan sudah tepat?
  6. Apakah aliran operasi yang efektif dan efisien untuk mengonversikan masukan menjadi keluaran sedang dipergunakan?
    • line flow ditandai oleh rangkaian linier dari operasi yang digunakan untuk membuat produk atau jasa, sangat efisien tetapi juga sangat tidak fleksibel. Contoh: cafetaria
    • intermitten flow ditandai oleh produksi secara batch pada interval yang terputus-putus, peralatan dan pekerja diorganisasikan dalam pusat kerja oleh kemampuan atau peralatan yang sejenis, contoh: restoran fast food dan rumah sakit
    • Project flow ditandai dengan rangkaian operasi yang digunakan untuk memproduksi produk yang unik (spesifik, tidak ada aliran produk yang sesungguhnya). Digunakan bila dibutuhkan kreativitas dan keunikan, contoh: mengembangkan suatu produk baru atau membuat kapal.
  7. Apakah produk atau layanan tersebut sedang dibuat untuk pesanan, dibuat untuk stok atau kedua-duanya? Apakah aktivitas ini yang paling efektif dan efisien?
    • dibuat untuk pesanan – aktivitas proses diarahkan pada pesanan pelanggan perorangan, proses terdiri dari pembuatan pesanan oleh pelanggan, perusahaan menentukan harga dan tanggal pengiriman dan pelanggan menerima atau menolak tawaran. Waktu pengiriman dan pengendalian dari arus pesanan sangat penting, contoh: melukis foto.
    • dibuat untuk stok – proses terdiri dari memproduksi suatu lini produk yang distandarisasi, persediaan diatur untuk memenuhi, katakan 95% tingkat pemenuhan pesanan. Rencana kapasitas adalah penting, contoh: penyulingan minyak mentah

Kapasitas

  1. Apakah permintaan secara menyeluruh untuk produk dan layanan secara teratur dan efektif diperkirakan?
  2. Apakah skala ekonomi yang cocok dicapai?
  3. Apakah ruang produksi, gudang dan toko/gerai terletak secara efektif?
  4. Apakah terdapat jumlah ruang produk, gudang dan toko/gerai yang sesuai?
  5. APakah ukuran ruang produksi, gudang dan toko/gerai sesuai?
  6. Apakah kumpulan rencana biaya ditentukan dan diminimumkan?
    • biaya upah dan pesangon pegawai
    • biaya lembur dan undertime
    • biaya persediaan
    • biaya subkontrak
    • biaya pekerjaan sambilan
  7. Apakah aktivitas pemuatan, pembuatan jadwal dan pengiriman dilakukan dengan efektif?
  8. Sudahkah dikembangkan strategi untuk mengatur permintaan yang tidak seragam?
  9. Apakah organisasi telah memiliki suatu sistem pengendalian produksi yang efektif dan efisien?

Persediaan

  1. Apakah biaya produksi dan pembelian persediaan yang dibutuhkan diuji?
  2. Apakah biaya penyimpangan persediaan ditentukan?
  3. Apakah biaya pemesanan persediaan ditentukan?
  4. Apakah biaya pembelian, penerimaan dan pengapalan ditentukan?
  5. Apakah biaya stok ditentukan?
  6. Apakah pertimbangan tingkat layanan versus tingkat persediaan diuji?
  7. Apakah ukuran lot produk yang cocok ditentukan?
  8. Apakah organisasi mempunyai sistem pengendalian persediaan yang efektif?
    • single bin system
    • two bin system
    • card file system
    • computerized system
    • economic order quantity (EOQ) system
    • material requirement planning (MRP) system
    • order point system

Tenaga Kerja

  1. Apakah studi waktu dan pergerakan dilaksanakan pada semua pekerjaan operasi yang berhubungan?
  2. Apakah pekerja produksi didesain secara efektif dan efisien?
  3. Apakah pegawai bagian manajemen produksi sesuai, efisien dan penuh motivasi?
  4. Apakah standar produksi jelas, masuk akal dan efektif?
  5. Apakah imbalan dan sanksi produktivitas dibuat?
  6. Apakah kebijakan-kebijakan operasi yang efektif dan masuk akal dibuat?
  7. Apakah tingkat ketidakhadiran dan keluar masuk pegawai rendah di antara para pekerja bagian produksi?
  8. Apakah moral pegawai tinggi di antara para pekerja bagian produksi?
  9. Apakah manajer operasi organisasi adalah seorang yang efektif?

Mutu

  1. Apakah organisasi mempunyai sistem pengendalian mutu yang efektif dan efisien?
  2. Apakah biaya pengendalian mutu di bawah ini telah ditentukan dan dievaluasi:
  3. biaya pencegahan (prevention cost), seperti biaya program pelatihan dan pengembangan serta studi pemasaran untuk menentukan kebutuhan dan keinginan pelanggan.
  4. biaya penilaian (appraisal cost), seperti biaya menentukan mutu bahan baku yang baru datang, prosedur percontohan, inspeksi dan pengujian untuk barang jadi serta operasi laboratorium.
  5. internal failure costs, seperti downtime, pengujian ulang dan inspeksi.
  6. external failure costs, seperti biaya memperbaiki produk, penempatan kembali produk, menanggapi keluhan pelanggan, dll.

F. Daftar Pertanyaan Audit Evaluasi Kinerja

  1. Apakah organisasi memiliki sistem pengendalian keuangan?
  2. Apakah organisasi memiliki sistem pengendalian penjualan yang efektif?
  3. Apakah organisasi memiliki sistem persediaan yang efektif?
  4. Apakah organisasi memiliki sistem pengendalian biaya yang efektif?
  5. Apakah organisasi memiliki sistem pengendalian produksi yang efektif?
  6. Apakah organisasi memiliki sistem pengendalian manajemen yang efektif?
  7. Apakah organisasi memiliki sistem pengendalian mutu yang efektif?
  8. Apakah organisasi memiliki sistem pengendalian yang dibantu oleh komputer secara efektif?
  9. Apakah standar produktifitas terdapat pada semua bagian dalam organisasi?
    Apakah organisasi secara teratur memantau varian yang memuaskan dan yang tidak memuaskan dalam proses pengendalian?
  10. Apakah tindakan korektif dilakukan secara cepat untuk mengatasi varian yang tidak memuaskan?
  11. Apakah sistem pengubahan dan sanksi dalam organisasi bersifat mendukung dari sistem pengendalian?
  12. Apakah kebiasaan yang tidak efektif dikendalikan dalam organisasi?
  13. Apakah sistem pengendalian organisasi cepat, akurat dan seksama (teliti)?